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अभिलेखों का अवलोकन करने के इच्छुक शोधार्थियों को निर्धारित प्रपत्र में आवेदन करके किसी भी कार्यदिवस में कार्यालय समय के दौरान अभिलेखागार विभाग के निदेशक से अनुमति प्राप्त करनी होगी। संबंधित प्राधिकारी की अनुमति मिलने के बाद ही शोधार्थी अभिलेखों का अवलोकन कर सकता है। इसके लिए उसे विधिवत हस्ताक्षरित मांग-पर्ची (Requisition Slip) अनुसंधान कक्ष के कर्मचारियों को जमा करानी होगी।

आवश्यक सामग्री की प्रत्येक मद के लिए अलग-अलग मांग-पर्ची का उपयोग करना अनिवार्य है। अभिलेखों की मांग प्रत्येक कार्यदिवस में दिन में दो बार, प्रातः 11:00 बजे तथा दोपहर 2:30 बजे की जा सकती है।

आवश्यक शोध सामग्री की माइक्रोफिल्म या ज़ेरॉक्स प्रतियां प्राप्त करने के लिए शोधार्थी को निर्धारित प्रपत्र भरकर अभिलेखों आदि की सूची की दो प्रतियां जमा करनी होंगी। किसी विशेष कार्य का आदेश देते समय अनुमानित लागत का 80 प्रतिशत अग्रिम रूप से जमा करना आवश्यक है।

किसी भी प्रकार की कठिनाई होने पर विभाग के निम्नलिखित अधिकारी से संपर्क किया जा सकता है:

श्री बलप्रीत सिंह, आईएएस (IAS) निदेशक, अभिलेखागार विभाग

• दूरभाष नंबर (कार्यालय): 0172-2570688, 0172-2992112

• ईमेल आईडी: archives[at]hry[dot]nic[dot]in

• कार्यालय का पता: सिंचाई भवन, बी-ब्लॉक, चौथी मंजिल, सेक्टर-5, पंचकूला।